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Saiba como aplicar a inteligência artificial em seu negócio

RPA, Transformação Digital / Patricia Francetto

A inteligência artificial faz parte do mundo globalizado e representa um avanço na sociedade, assim como nas empresas. Esse termo representa um conjunto de ações que envolvem a tecnologia e que se baseiam em técnicas da programação de máquinas e equipamentos, para que ocorra uma automatização da tomada de decisão. Com isso, a inteligência artificial, que também é chamada de IA, consegue ser amplamente utilizada em máquinas, assim como em softwares e sistemas ligados ao desenvolvimento tecnológico. Com sua aplicação, a empresa tende a obter diversos benefícios, pelo fato de fazer com que o serviço fique muito mais ágil e eficiente, assim como que os colaboradores consigam focar em outras atividades. Por conta da importância desse assunto, no presente artigo, apresentaremos como é possível implementar as técnicas da inteligência artificial em seu negócio. A inteligência artificial dentro das empresas? A inteligência artificial pode se aplicar de formas diferentes dentro das empresas, pelo fato de que os negócios podem demandar o uso de outras ferramentas ligadas à tecnologia. No entanto, apresentaremos de forma prévia o que pode ser considerado como inteligência artificial dentro das empresas. O CRM O primeiro item que merece destaque por ter um grande impacto dentro das empresas é o CRM, conhecido também como a gestão do relacionamento da empresa com o cliente. Cada vez mais, as empresas entendem a importância dos clientes, não somente no aspecto da venda, mas sobretudo, da criação de um bom relacionamento e fidelização. A empresa precisa identificar como está o relacionamento com os clientes e neste sentido, a inteligência artificial pode ser uma aliada importante. Por meio do uso de softwares é possível fazer um mapeamento comportamental dos clientes, levando em conta uma identificação do mundo digital, sites e redes sociais do negócio. Com essa análise de dados, a empresa consegue melhorar sua eficiência, além de corrigir aspectos de comunicação para atingir os clientes. O marketing digital A inteligência artificial também pode estar presente quando o assunto é marketing digital! Com o avanço do uso das redes sociais, assim como dos sites e blogs, é impossível uma empresa pensar em uma ação de comunicação sem levar em conta o ambiente digital. Nesse sentido, a IA contribui para a criação de campanhas voltadas ao público-alvo da sua empresa, além de permitir a realização de um mapeamento do comportamento do cliente. Ainda, por meio das técnicas do marketing digital é possível criar anúncios em plataformas como o Google, Facebook e Instagram. A inteligência artificial também permite o agendamento das postagens e contribui para a criação de ofertas que de fato atraem o cliente. O uso de bancos de dados e plataformas digitais As empresas precisam lidar diariamente com um grande volume de dados. Uma forma de otimizar isso se dá pelo uso de um banco de dados à base de IA. Isso garante a emissão de relatórios atualizados sobre sua empresa, o que facilita a tomada de decisão. As plataformas digitais também precisam ser desenvolvidas em sua empresa, desde o uso de chatbots para a interação com o público, assim como um atendimento que seja ágil. Essas plataformas melhoram a comunicação dentro da empresa e permitem reduzir custos. Por que seu negócio deve investir em inteligência artificial? Agora que você sabe como a inteligência artificial pode ser aplicada dentro da sua empresa, vale a pena entender os benefícios em fazer esse investimento. Acompanhe a seguir! Contribui para automatizar tarefas; Evita que tarefas repetitivas sejam feitas por pessoas; Torna o trabalho do colaborador muito mais eficiente; Redução de custos com determinadas tarefas; Agrega segurança ao processo produtivo. Você já deve ter percebido que dentro das empresas existem algumas atividades que são repetitivas e que podem ser realizadas por máquinas, otimizando o tempo que é investido para a sua realização. Nesse sentido, a IA proporciona velocidade de produção, eficiência e maior segurança para a realização de atividades que são consideradas repetitivas, mas também, perigosas. Dessa forma, sua empresa consegue direcionar melhor a atividade dos colaboradores, além de obter de forma clara a análise de dados. Isso permite uma melhora no gerenciamento empresarial e um diferencial competitivo. Diante dessa explicação, não deixe de investir em inteligência artificial e em elementos tecnológicos. A inteligência artificial faz parte do futuro e pode agregar benefícios à empresa. Texto originalmente desenvolvido pela equipe Ideal Marketing, plataforma e blog que sua empresa precisa para gerenciar e entender muito mais sobre marketing em um só lugar.

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Saiba como aplicar automatização de processos em hospitais e clínicas

RPA / Patricia Francetto

Nesse post, o foco está em como aplicar automatização de processos em hospitais e clínicas, para compreender melhor como fazer isso de forma prática. Afinal, é comum pensar nisso como algo denso ou mesmo distante da realidade. Logo, é essencial trazer isso para a realidade da empresa, fazendo um balando de informações e vantagens. Boa leitura! A mudança no setor hospitalar A princípio, a mudança dentro dos hospitais e clínicas vem acontecendo há alguns anos, mas ainda não é algo palpável, fácil de ver por aí. Justamente por isso, muitos gestores ficam na dúvida de como exatamente isso funciona ou o que significa para toda a equipe e negócio. Neste aspecto, vale ressaltar um exemplo da televisão, destacado na série Grey’s Anatomy. Na série, por volta da sexta temporada, o hospital decide que é hora de crescer e adotar a tecnologia como maneira de ampliar as atividades, facilitar a rotina e melhorar a comunicação entre os setores. Acompanhando a série, é possível ver os erros, acertos e benefícios desse processo. Por exemplo, você pode ver a importância de ter acesso a essas informações médicas de maneira rápida, melhorando o tempo de atendimento, reduzindo erros e até mesmo em tornar o ambiente mais fluido. Ao mesmo tempo, traz a questão de como é importante preparar a equipe, aplicar essa mudança aos poucos e mensurar os erros e acertos. Mesmo que de forma super dramatizada, dá para ter uma ideia de como essa mudança é essencial, mas que deve ser pensada e trabalhada todos os dias. Portanto, não é algo recente, mas é uma ação que vem ampliando e melhorando ao longo dos anos. Como aplicar automatização de processos em hospitais e clínicas A automatização de processos dentro de hospitais e clínicas tem como principal objetivo a modernização do campo. Dessa forma, vem para trazer novos recursos e facilidades em toda a atuação, em todos os setores e tornar o meio digital. Neste cenário, é importante considerar que existem atividades mais complexas e outras mais simples, o que impacta na escolha de software e de atuação. Além disso, essa automatização reduz o trabalho da equipe e o tempo em uma mesma tarefa, facilita acesso a informações e ainda torna o processo super eficiente e ágil. Portanto, saiba como aplicar isso dentro da sua clínica ou hospital: 1# Análise e melhoria de gestão Para começar a descobrir como aplicar automatização de processos em hospitais e clínicas, o passo inicial é a análise geral. Assim, o ideal é começar com essa análise, considerando quais são os pontos fracos e fortes. Da mesma maneira, considere como a sua gestão pode ser melhorada, as falhas que persistem ou mesmo quais são as atividades manuais e difíceis. Uma dica interessante para isso é considerar as opiniões da equipe e do público, para saber quais são as reclamações que mais aparecem, erros que estão sempre acontecendo e assim por diante. Por exemplo, veja se a sua equipe sempre tem problemas em relação a escrita nos prontuários, o que causa confusões ou a necessidade de estar sempre conferindo com outros profissionais. Sendo assim, não consiste apenas em analisar todas as informações ao mesmo tempo, mas aos poucos, para ter qualidade naquele dado. Enfim, faça um levantamento geral e valioso dessas informações. 2# Lista de prioridades na hora de aplicar automatização de processos em hospitais e clínicas Após essa análise inicial, é hora de começar a definir quais são as prioridades de automatização, de acordo com a necessidade de cada negócio. Dessa forma, se você notou que a clínica sempre tem problemas em relação a dados básicos, pode ser interessante optar por um software de atualização. Esse tipo de sistema lembra os usuários da clínica sobre a importância de informar mudança de informações, como endereço e telefone. Com isso, o sistema todo passa a ficar sempre atualizado, sem erros e melhorando a comunicação interna. Porém, é importante ter uma lista de prioridades, considerando uma ordem de mudança. Afinal, se você tentar mudar tudo de uma vez, pode acabar tendo problemas para analisar o impacto, verificar resultados ou conseguir gerir tudo isso. Neste aspecto, os itens mais comuns nas listas de automatização de hospitais e clínicas inclui: Call center; Agendamento; Logística; Gestão de pessoas; Gestão de compras e estoque; Setor financeiro, etc. 3# Análise de sistemas, escolha e avaliações Por fim, um dos passos de como aplicar automatização de processos em hospitais e clínicas e seguir esses três pilares: Analise as opções de softwares de aplicação; Escolha aquele que se encaixa ao que você precisa; Avalie quais foram os resultados obtidos com essa mudança. A Token pode oferecer esse suporte para você atingir a excelência em interoperar na saúde no território brasileiro. Além disso, o ideal é sempre optar por sistemas integrados, que possam funcionar em vários setores e se adaptem a cada equipe. Da mesma forma, escolha aqueles que facilitem a comunicação e que possam transformar o trabalho manual em digital com menores erros e mais agilidade. Entre os melhores exemplos dessa aplicação estão: Geração de informações e dados mais assertivos; Confirmação de consultas e exames; Monitoramento da temperatura de insumos, como remédios; Geração de relatórios e laudos médicos, etc. Por fim, é uma maneira de garantir que as suas escolhas sejam mais efetivas, trazendo os resultados esperados. Porém, é importante considerar que, em alguns casos, pode ser preciso mudar a perspectiva, integrar setores, realizar equipes periódicas, etc. Ou seja, é essencial ter pessoas que possam te ajudar nessa mudança e facilitem o seu trabalho, para que seja possível manter a atenção na saúde e tratamento dos pacientes. Como a Token vai te ajudar na Era Digital? A Token desenvolve soluções destinadas a atender as exigências da Era da Transformação Digital. Com experiência de mais de 25 anos no setor, a Token oferece soluções para integrar a empresa cliente, ao competitivo e veloz cenário digital. Sua empresa não perderá tempo para achar o porquê e como resolver gargalos, que impedem a fluidez de seus processos financeiros. Os serviços e

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Veja as vantagens e aplicação de automatização de processos financeiros

RPA / Patricia Francetto

Se você ainda não sabe quais são as vantagens e aplicação de automatização de processos financeiros, é hora de descobrir mais sobre o tema e dar início a mudança do seu negócio. Inclusive, essa é a melhor forma de compreender como o mundo está mudando e como a tecnologia vem adaptando-se de maneira significativa a todas as atividades e funcionamento geral da empresa. Boa leitura! 1# Acesso rápido e prático a informação Primeiramente, uma das vantagens de aplicar a automatização nos processos financeiros é garantir que a informação seja acessada rapidamente, sem erros. Em suma, a troca de dados entre setores/pessoas é extremamente relevante para que a empresa funcione. Não à toa, muitos negócios acabam tendo essa dificuldade de rodar as informações entre os setores básicos, o que impacta diretamente em todos os números. Pense que, quando o setor de marketing não acessa corretamente as informações do financeiro, ou mesmo em tempo real, acaba usando mais investimentos que o ideal ou deixa o fluxo de caixa prejudicado. Sendo assim, os softwares de automatização melhoram esse aspecto comunicativo, mesmo quando um setor não está em pleno funcionamento. Além disso, o acesso se torna mais rápido e assertivo. Em outras palavras, aumenta as chances de você ter informações corretas e exatas, ou próximas disso. 2# Segurança é uma das vantagens e aplicação de automatização de processos financeiros Quando se fala em rede, softwares ou mesmo acesso a informação, sempre surge a questão da segurança. Afinal, todas as empresas precisam ter um cuidado extra com os dados de negócio, números gerais, informações de clientes e setores e assim por diante. Dessa forma, junto com a ideia de avanço tecnológico, vem a importância de proteção de dados. Não à toa, a Lei Geral de Proteção de Dados se tornou uma obrigatoriedade. Em síntese, a automatização é uma forma de proteger as informações enquanto acelera o trabalho. Esse ambiente tecnológico tornou-se seguro e ainda traz a inserção de dados e manutenção de informações. Assim, evita ação de invasores, fraudes ou vazamentos. 3# Gestão consistente e redução de gastos Entre as vantagens e aplicação de automatização de processos financeiros está uma gestão mais consistente com o mercado aliado a redução de gastos. Para isso, é importante avaliar esses benefícios de forma separada. Primeiramente, a gestão se torna mais consistente porque você passa a ter acesso rápido a dados mais assertivos. Além do mais, todo o sistema se mantém atualizado, fazendo com que seja possível ter uma visão mais ampla de tudo. Logo, é possível criar estratégias melhores e tomar decisões mais corretas, em menos tempo. Em segundo lugar, a redução de gastos acontece porque a empresa passa a reduzir as falhas. Já que, um preenchimento manual de tabelas por exemplo, leva tempo e está sujeita a erros. Ao mesmo tempo, traz mais economia de pessoal, financeiro e de tempo. Algo essencial nos negócios. Neste cenário, evita que trabalhos precisem ser refeitos, identifica erros mais rapidamente, faz correções melhores e ainda facilita a identificação de onde dá para melhorar e produzir mais. 4# Aumento na produtividade e competitividade entre as vantagens e aplicação de automatização de processos financeiros Se você ainda está considerando se é bom ou não automatizar os processos do seu negócio, esse benefício pode mudar a sua percepção. Assim, o que acontece é que toda a melhoria de aplicar um software que automatiza funções traz a informação rápida, correta e o melhoramento das análises. Na prática, isso torna a empresa mais eficiente e faz com que todos os colaboradores possam acessar rapidamente os dados necessários. Com isso, acontece o aumento da produtividade em todos os setores. Esse aumento na produtividade e acesso as informações tornam a organização dos setores mais efetiva, melhorando a qualidade de um negócio. A partir disso, a sua empresa passa a competir com outras do mercado de forma igualitária, com mais impacto e alta qualidade. O resultado, é o aumento do reconhecimento do mercado, trazendo mais competitividade e maiores chances de resultados positivos. 5# Transformando a experiência do cliente As vantagens de automatizar os processos financeiros também chegam no cliente, transformando completamente a experiência. Essa informação é essencial, já que são os clientes que trazem mais números ao seu negócio. Mesmo que não diretamente, a automatização desse setor faz com que seja possível focar em outros setores. Por exemplo, melhora o processo de cobrança ou pagamentos, traz mais informações sobre a persona e, como resultado, meios de atrair e reter o público. Vale destacar que o setor financeiro é um dos mais importantes para as empresas, já que concentra um volume gigantesco de dados. A partir disso, é possível criar uma base sólida, impactando na maneira como isso afeta o cliente. Como você pode ter notado, trata-se de uma cadeia de vantagens que estão em constante interação e se beneficiam mutuamente. Aplicação de automatização de processos financeiros Por fim, é importante considerar como acontece essa aplicação para a automatização de processos financeiros. Sendo assim, apenas desse modo é possível garantir as vantagens destacadas acima. Assim, existem diversas maneiras de fazer isso e separamos um post falando sobre cada um desses passos, clique aqui para conferir. De qualquer maneira, existem algumas dicas interessantes para você dar os primeiros passos: Mapeie o seu negócio: saiba o que funciona e quais setores estão com problemas; Avalie quais setores podem ser automatizados e defina uma ordem para isso acontecer; Nunca automatize tudo de uma só vez, vá aos poucos; Sempre analise os dados, para saber se a mudança garantiu resultados positivos; Treine a sua equipe para essas mudanças; Aposte em uma integração de setores; Veja quais são os erros do negócio, incluindo na automatização; Avalie diferentes opções de sistemas, etc. Enfim, depois de conhecer as vantagens e aplicação de automatização de processos financeiros, ficou com alguma dúvida? Acompanhe a página para ficar de olho em todas as novidades do mercado. Como a Token vai te ajudar na Era Digital? A Token desenvolve soluções destinadas a atender as exigências da Era da Transformação Digital.

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Aplicação de automação de processos na saúde

RPA / Patricia Francetto

A aplicação de automação de processos na saúde vem como uma resposta para diversos problemas encontrados em hospitais e clínicas. Vale destacar ainda que o ramo da saúde é um dos que vem ganhando mais espaço quando o assunto é automação, já que existe um fluxo gigante de informações que acontecem todos os dias, com tarefas repetitivas e diversos níveis e setores. Com isso em mente, aqui você vai conhecer mais sobre como fazer essa aplicação bem como a importância em todas as áreas. Seja operacional, administrativa e financeira. Boa leitura! Aplicação de automação de processos na saúde – Guia facilitado Primeiramente, é importante conhecer um pouco mais sobre como funciona ou no que consiste essa automação. Dessa forma, podemos traduzir como o uso de recursos digitais, substituindo aqueles manuais, como preenchimentos de tabelas. No geral, isso vem como uma maneira de garantir que atividades sejam mais fáceis e práticas, desde as mais simples até algumas bastante complexas. Não à toa, vem com diversos benefícios importantes na saúde, com destaque para: Redução do tempo das atividades; Redução na mão de obra; Recolocação de pessoal; Melhor aproveitamento de talentos da equipe; Reduz o tempo de tarefas; Garantia de informações em tempo real; Integração de setores. Na maior parte das vezes, essa automação é direcionada para atividades cotidianas, como gestão, marcação de consultas, agendamentos, finanças, logística, etc. Dessa forma, é importante considerar que toda a área da saúde, como laboratórios e clínicas, lida com um fluxo gigante de informações todos os dias. Não apenas as informações internas, como estoques e relatórios, mas também aquelas relacionadas aos pacientes, leitos, laudos e mais. Na prática, todas as informações são essenciais e passam por setores e pessoas. Com o objetivo de evitar erros e trazer facilidade para todos os trabalhos, é possível apostar em bots, que são os robôs, ou em softwares com o objetivo de automatizar essas tarefas. Portanto, vem a aplicação de automação de processos na saúde: Gerir o EHR A princípio, EHR se refere aos Registros de Saúde Eletrônicos, sendo necessário fazer o gerenciamento dessas informações ou desses registros. Dessa forma, essa automação permite que você tenha mais controle do que está acontecendo, evitando que os dados fiquem errados. Inclusive, no setor de saúde, é comum que algumas informações acabem ficando registradas erradas quando é feito manualmente. Afinal, trata-se de um volume muito grande de dados que são vistos diariamente, mas diferente para cada paciente. Porém, como é um ambiente que envolve cuidados que podem levar a tratamentos, ter informações corretas é essencial para um diagnostico ou análise do quadro completo. Portanto, a aplicação de automação vem para gerir esses registros de forma realmente segura e mais resistente a falhas. Aplicação de automação de processos na saúde: integrando unidades Parte do trabalho de automação consiste em integrar unidades diferentes, o que significa setores e pessoas distintas. Em outras palavras, imagine um hospital ou clínica, que tem setores como: Atendimento ao cliente; Recepção; Financeiro; Laboratório; Exames; Consultas, etc. Sendo assim, todas as unidades precisam devem atuar de forma concisa, criando uma identidade ou um padrão de atuação. Inclusive, essa é uma maneira de aumentar as chances de satisfação do público, tendo uma gestão mais positiva. Portanto, ao começar essa automação, considere como a aplicação vai acontecer em outros setores. Principalmente se o plano inicial é começar no setor financeiro, por exemplo, antes de seguir para outros. Aplicação no fluxo de trabalho das equipes A aplicação de automação de processos na saúde também deve abranger as equipes de forma mais individual, considerando as necessidades das equipes. Logo, é preciso considerar quais são as mudanças, exigências e necessidades, que são diferentes. Por exemplo, o setor financeiro pode requerer mais sobre controle, análise de dados e estoques. Enquanto isso, o setor de atendimento direto com o público pode precisar de manejo, habilidades socioemocionais, perspectivas e mais. Geralmente, os hospitais e clínicas também não atuam com um plano de carreira, o que pode ser negativo a longo prazo, principalmente com a automação. Em suma, com essa mudança de trabalho manuais para digitais, faz com que seja necessário realocar colaboradores. Então, ter um plano de carreira evita a evasão e demissão de profissionais, mantendo a equipe mais sólida e preocupada com o negócio. O fluxo de trabalho das equipes vem para gerir o pessoal, controlar e tornar tudo mais eficiente. Assim, garante mais agilidade. Importante A automação não vem para substituir a ação humana, demitindo pessoas, mas como uma maneira de melhorar processos. Por isso, se você tem um hospital ou clínica e está começando a conversar com especialistas, é interessante considerar o impacto que isso terá na equipe em todos os setores. Afinal, trata-se de uma mudança interna que pode afetar colaboradores e pacientes. Neste aspecto, pode ser interessante realizar reuniões, definir como essa mudança vai acontecer e definir um plano de ação funcional. Prepare-se para os desafios da automação Por fim, vale destacar que existem alguns desafios previsíveis que vem com a aplicação da automação de processos na saúde. Assim, dá para destacar: A qualidade de vida do colaborador com as mudanças; Toda a legislação trabalhista; Questões relacionadas a segurança e bem-estar; Monitoramento; Treinamentos; Projetos gerais de mudança; Plano de ação a curto e longo prazo; Execução de atividades e trabalhos; Impacto das mudanças na rotina de trabalho; Análise dos números após a automação; Necessidade de novos profissionais e sistemas, etc. Uma dica é conferir a RPA na saúde, para dar o pontapé inicial na automação robótica de processos. Para saber mais e ficar a par de tudo o que está acontecendo nesse mundo automatizado através dos posts aqui do blog. Se quiser, deixe suas dúvidas e compartilhe mais com nossos leitores. Como a Token vai te ajudar na Era Digital? A Token desenvolve soluções destinadas a atender as exigências da Era da Transformação Digital. Com experiência de mais de 25 anos no setor, a Token oferece soluções para integrar a empresa cliente, ao competitivo e veloz cenário digital. Sua empresa não perderá tempo para

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Benefícios da automação de processos em hospitais e clínicas

RPA / Patricia Francetto

Conhecer melhor os benefícios da automação de processos em hospitais e clínicas é uma das formas mais fáceis de entender porque é preciso dar esse upgrade nos negócios. Independentemente da proporção de pacientes atendidos no dia, focar em avanços tecnológicos que podem melhorar as atividades bem como o atendimento é um dos principais meios de ter o seu espaço reconhecido. Então, aproveite para entender melhor como exatamente isso pode ajudar em todos os setores. Boa leitura! 1# Paperless – O termo de destaque do ano O termo paperless começou a ficar conhecido há alguns anos, mas ganhou mais espaço nos negócios a partir de 2020. Na prática, significa “sem papel”, ou seja, reduzir a impressão de documentos, como relatórios e laudos. Com isso, dá para evitar que os profissionais fiquem presos a esse tipo de documento, percam informações ou tempo de preenchimento. Em alguns casos, é realmente necessário imprimir documentos e preencher relatórios físicos. Entretanto, no dia-a-dia, é possível reduzir bastante isso. Para isso, a automação foca em compartilhar e usar documentos em nuvem, agilizando o acesso a esses dados. Por exemplo, imagine que ao chegar em uma clínica, todas as informações estão salvas e disponíveis para o profissional em poucos cliques. Ou seja, não é preciso procurar a sua ficha, exames e outros, cada qual em um setor diferente. Logo, facilita o acesso, evita a perda de informações importantes e faz com que o atendimento seja mais rápido e de maior qualidade. 2# Agilidade em atendimentos entre os benefícios de automação de processos em hospitais e clínicas Entre as vantagens de começar a dar um up no sistema dos hospitais e clínicas se refere a agilidade. Neste cenário, é válido destacar que uma das principais reclamações dos pacientes se refere a atrasos, perda de documentos importantes ou mesmo as longas filas de espera. Na rotina, isso pode acontecer por diversos motivos. Como a necessidade de reunir todos os documentos antes do paciente entrar, fazer ou atualizar cadastros, preencher fichas, etc. Tudo isso atrasa o sistema e faz com que os minutos passem e a espera se estenda. Através de um sistema de automação, dá para começar com um cadastro simples e atualizar de maneira constante. inclusive, dá para fazer isso no instante de marcar a consulta. Imagine então que o paciente liga para agendar a consulta e já é possível começar o cadastro, com todas as informações mais importantes. Como nome, endereço, data de nascimento, condições médicas, etc. Em seguida, quando o paciente chega para a consulta, você apenas confirma os dados e avalia se existem novas informações ou algo a ser alterado. Tudo isso, aliado com um sistema de informações paperless, torna o atendimento/retorno mais ágil. 3# Gestão geral de hospitais e clínicas Entre os benefícios da automação de processos em hospitais e clínicas está a melhora na gestão geral. Na prática, isso significa que os setores ficam mais organizados e toda a equipe sabe exatamente o que fazer e como garantir a melhor atuação. O destaque aqui está na gestão de medicamentos, exames e materiais. Em suma, esses três setores necessitam de uma organização mais efetiva e números atualizados. Logo, a automação permite que aquela instituição seja capaz de saber exatamente quantos materiais tem, medicamentos, estoques gerais, quanto está saindo e quem está retirando, etc. Além disso, facilita a comunicação no momento de fazer pedidos, repor estoques e informar sobre exames prontos, em atraso, repetições e mais. Ou seja, tudo que antes seria manual, levando tempo e equipes inteiras, torna-se automatizado. 4# Redução de custos – Um dos maiores benefícios da automação de processos em hospitais e clínicas A redução de custos é uma das vantagens mais levantadas quando o assunto é automatizar um negócio. Dessa forma, é válido considerar como impacta na vida do paciente, aumentando as taxas de retorno, mas também falar sobre finanças. Afinal, com uma melhora na organização das finanças, você consegue remanejar pessoas e setores, investir em coisas novas ou mesmo evitar perdas significativas. Portanto, trata-se de uma estimulação para reavaliar setores e funcionamentos. Em resumo, ao automatizar setores de exames, relatórios e estoques, por exemplo, você reduz as perdas. Então, evita que materiais se percam, vençam ou que não sejam devidamente usados. Sendo assim, todos os setores ficam mais engajados, a atuação profissional se torna mais assertiva e, financeiramente, passa a ser mais barato manter a instituição. Vale destacar ainda que a automação melhora o controle da infraestrutura de hospitais e clínicas. 5# Outros benefícios Vale destacar ainda que existem muitos outros benefícios da automação de processos em hospitais e clínicas. Por exemplo, dá para garantir que o paciente sempre receba lembretes da consulta, evitando que perda o horário. Também dá para confirmar a presença do paciente, para reduzir filas e fazer com que os atendimentos aconteçam na hora pré-determinada. Logo, reduz as aglomerações e reclamações. Ao mesmo tempo, é possível realizar pesquisas de satisfação, para entender como o paciente vê o seu negócio e onde é possível melhorar. Inclusive, a automação traz uma integração de equipes. Neste cenário, cada setor consegue realizar as atividades de maneira mais efetiva, em menos tempo e com uma redução de dilemas e erros. Tudo isso contribui para a nutrição de pacientes, aumentando a satisfação bem como os retornos. Então, podemos destacar: Definição de métricas para acompanhar e melhorar resultados; Reduzir tempo e melhorar atendimentos; Mais facilidade para agendamentos, lembretes e atualizações de cadastro; Acesso a informações de maneira imediata; Melhora na conversa de setores e profissionais, etc. Importante Vale destacar que todas as áreas ligadas a saúde necessitam de um atendimento mais humanizado, mesmo com a automação. Dessa forma, é essencial treinar a sua equipe para oferecer não apenas um bom funcionamento no ambiente digital, mas também presencial. Assim, você se adequa a esse novo mundo e atinge novos públicos. Como a Token vai te ajudar na Era Digital? A Token desenvolve soluções destinadas a atender as exigências da Era da Transformação Digital. Com experiência de mais de 25 anos no setor, a

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Otimize os processos hospitalares com o RPA Token

RPA / Patricia Francetto

Descubra agora como otimizar processos hospitalares com o RPA Token e tudo o que isso significa para o seu negócio. Além do mais, separamos um breve resumo sobre essa tecnologia, para você ficar a par do mercado, das novas atualizações e tudo o que pode impactar significativamente as instituições médicas. Confira! O que é RPA? Primeiramente, RPA é Robotic Process Automation, que pode ser entendido como automação de processos robóticos. Em suma, se refere ao uso de bots, os robôs digitais, que vão executar tarefas receptividades e comuns na rotina das empresas. Anteriormente, essas atividades eram manuais, desenvolvidas por pessoas da equipe. Sendo assim, é uma maneira de substituir o trabalho manual, tornando-o mais rápido e com menores índices de erros, tudo de maneira independente. Vale destacar ainda que esses bots focam em atividades geralmente simples, mas muito comuns e capazes de melhorar a organização bem como os resultados. Portanto, imagine que o RPA é uma maneira de transformar aquele preenchimento de dados em tabelas, a partir de atendimentos simples. No dia-a-dia, esses robôs podem emitir notas e relatórios, preencher fixas, disparar emails importantes, etc. Em outras palavras, garante diversos benefícios importantes que você pode conquistar, como a redução de gastos e acertos mais inteligentes. Processos hospitalares com o RPA Token Após entender melhor a que se refere essa automação, é hora de entender como os processos hospitalares com o RPA Token funciona. Sendo assim, o objetivo é fazer com que toda a sequência das atividades e processos sejam executadas de acordo com cada hospital ou clínica. Sendo assim, são analisados todos os objetivos e metas bem como os trabalhos realizados manualmente. Em seguida, é possível definir qual a sequência ideal de cliques e comandos básicos que serão repetidos pelos robôs. Depois que esses comandos são definidos, o sistema consegue reproduzir a ação humana de forma mais veloz, em menor tempo, com uma redução de erros e a partir de análises efetivas. Assim, toda a equipe é capaz de economizar mais tempo e esforço, que podem ser direcionados para outras atividades. Assim, amplia a produtividade interna e pode auxiliar na resolução de outros problemas, direcionando essa equipa para outros setores, com outras atividades. A importância do RPA Token Com a RPA Token os hospitais e clínicas podem garantir um upgrade nos negócios e em todas as atividades, incluindo no atendimento e impacto no mercado. Dessa forma, o nosso foco é possibilitar essa transformação digital, revolucionar e redefinir os processos internos. Entre os principais pontos que podemos trazer aqui incluem: Redução do custo nas folhas de pagamento; Melhora nos resultados de maneira rápida; Facilidade em reconhecer padrões; Melhora nos resultados entre equipes; Interações mais efetivas; Possibilidade de focar em atendimento de altíssima qualidade, etc. Para isso, as definições de comandos mais indicadas pela Token são: Conexão APIS; Para se conectar a aplicação; Extração e processamento de conteúdos estruturados; Extração e processamentos de conteúdos semi-estruturados; Leitura e escrita na base de dados; Movimentar pastas e arquivos; Copiar e colar dados, etc. Para saber mais sobre como dá para otimizar os processos hospitalares com o RPA Token, fale agora com um especialista sobre o seu negócio. 3 dicas para dar um upgrade em hospitais e clínicas Por fim, existem algumas dicas interessantes para você começar agora a incorporar ao seu negócio e alavancar os resultados com a RPA Token. 1# Informatização A informatização é o processo feito em duas partes: análise e otimização de setores seguida pela integração. Em outras palavras, é preciso fazer essa informatização dos setores para que ocorra uma análise mais profunda, sejam feitos diagnósticos precisos bem como o tratamento de cada um. Assim, dá para integrar esses sistemas. Dessa forma, aqui acontecem atividades como: Digitalização de documentos; Controle de pessoal; Gestão de leitos e materiais; Agendamentos; Manutenção; Estoques, etc. 2# Mapeamento O mapeamento consiste em saber quais são as atividades e etapas de cada setor. Logo, dá para criar indicadores, avaliar desempenhos, problemas e quaisquer outras questões que possam surgir. Esse mapeamento de atividades e setores traz uma análise mais clara e direta, o que exige que sejam feitos relatórios e processos mais importantes. Não à toa, é indicado que os hospitais e clínicas tenham uma ferramenta direcionada para as cirurgias, o tempo que o paciente fica no hospital/leito/clínica, escala de funcionários, etc. Ou seja, isso traz mais informações para tomar decisões administrativas de forma mais precisa. Com esse mapeamento de atividades/etapas, é possível ter uma visão mais clara do negócio. 3# Identificação para melhorias Com as duas dicas anteriores e aliada a RPA Token, é hora de identificar como dá para melhorar os hospitais e clínicas. Em termos simples, funciona como a realização de um diagnóstico. A informatização e mapeamento traz novas questões à tona, como: O que pode ser melhorado; Como melhorar essas atividades; Quais áreas são mais eficientes; Quais áreas apresentam mais problemas; Setores e seus principais desafios e como corrigi-los, etc. Enfim, a RPA Token vai te ajudar a implantar melhorias importantes e uma gestão mais inteligente, para que cada unidade seja aproveitada ao máximo. Assim, equipes e setores podem se desenvolver continuamente, se comprometer ao crescimento e oferecer o melhor para cada indivíduo. Como a Token vai te ajudar na Era Digital? A Token desenvolve soluções destinadas a atender as exigências da Era da Transformação Digital. Com experiência de mais de 25 anos no setor, a Token oferece soluções para integrar a empresa cliente, ao competitivo e veloz cenário digital. Sua empresa não perderá tempo para achar o porquê e como resolver gargalos, que impedem a fluidez de seus processos financeiros. Os serviços e soluções oferecidos pela Token, conectam empresas de toda a cadeia produtiva aos seus respectivos clientes e parceiros. Com a Token sua empresa estará alinhada com o presente e o futuro. Para não se distanciar da transformação digital, entre em contato com a Token Services!

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Saiba por que é fundamental automatizar processos financeiros

RPA / Patricia Francetto

Se você ainda não sabe porque é fundamental automatizar processos financeiros ou mesmo como isso pode tornar a sua gestão mais prática, assertiva e ainda gerar economias no orçamento mensal, é hora de começar a ter todas as respostas que estava procurando. Nesse post, o nosso foco é mostrar como essa mudança é essencial para as empresas e negócios. Afinal, cada vez mais, as mudanças pegam alguns empreendedores de surpresa, levando-os a ficarem perdidos no caminho. Para que isso não aconteça com você, e com o seu negócio, essa atualização é a base para o futuro que está começando agora. Descubra! 1# O futuro que já começou Muitas vezes, ao pensar em negócios e mudanças, as empresas pensam em algo que ainda está por vir, uma perspectiva para os próximos anos. Porém, se você acompanha o mercado, mesmo que pouco, pode ter notado que algumas mudanças na gestão já estão em pleno funcionamento. Isso vem ocorrendo em decorrência dos números e pesquisas. A IDC, por exemplo, uma empresa focada em pesquisa, análise e consultoria de transformação digital, apontou um aumento de quase 20% no uso de novas automações de processos. Com isso, mais de 70% das empresas já estariam participando do novo ramo dos negócios, focado em tecnologia. Neste aspecto, o futuro vem como uma maneira de facilitar o trabalho, reduzindo o tempo gasto com atividades manuais. Ao mesmo tempo, isso força o mercado, bem como os negócios e pessoas, a se desenvolverem mais. Não à toa, cada vez mais as profissões ligadas a tecnologia são tão promissoras. No setor de finanças, esse futuro facilita o uso de recursos de atividades repetitivas e diárias, que estavam sujeitas a altos custos de trabalho e a erros humanos. Como análises contratuais, preenchimentos de planilhas, emissão de notas, etc. 2# Automatizar processos financeiros para uma gestão atualizada Sempre que o assunto “gestão de dados” aparece no mercado, ele vem acompanhado do termo “atualizado”. Em suma, isso acontece porque os dados de uma empresa podem mudar continuamente. Mesmo os negócios mais tradicionais, sofrem alterações diárias. Isso é natural. Justamente por isso, é tão importante que todos os dados dos negócios estejam sempre em ordem e atualizados, evitando leituras equivocadas. Na prática, esses dados são usados com diversos fins, seja tomada de decisões importantes, fechamento de caixa, etc. Agora, imagine que você tem um negócio e esses dados não são atualizados a partir de novas mudanças. Você poderia acabar tomando uma decisão com base em dados antigos, levando-o a perdas financeiras, de oportunidades e até de parcerias. Portanto, a automatização é essencial para manter os dados atualizados corretamente, em tempo real e garantindo uma avaliação mais assertiva do negócio. 3# Reduz falhas e custos É fundamental automatizar processos financeiros para conseguir evoluir dentro do mercado no qual você atua. Mas, entre os principais tópicos estão a redução de falhas e de custos gerais. Assim, uma automatização faz com que todos os dados do setor sejam lidos corretamente, a partir de números atuais, sempre atualizados. Com isso, a empresa reduz os erros de leitura, orçamentos equivocados ou mesmo outros tipos de prejuízos. Como ações de correção de erros. Sendo assim, o investimento permite uma economia gigante a longo prazo. Ao mesmo tempo, isso significa que todo o processamento de informações será mais assertivo. Afinal, quando analisados de forma manual, existe uma possibilidade maior de atraso nos dados, erros de digitação e análise e mais. Dessa forma, a automatização reduz as falhas em todos os registros e tratamento de informações do setor financeiro, que é um dos mais relevantes do negócio. Logo, traz mais segurança para novos investimentos, contratos ou mesmo para analises e tomadas de decisões gerais. 4# Aumento da produtividade com a automatização de processos financeiros A produtividade é uma questão de alta relevância para os negócios. Já que todas as empresas buscam um crescimento, uma alavancagem. Neste cenário, a automatização permite que a sua empresa tenha mais agilidade ao mesmo tempo que reduz com tarefas operacionais e burocráticas. Em outras palavras, cada profissionais terá mais tempo e dados para atuar dentro da própria tarefa. Logo, a equipe toda é aproveita de acordo com seus talentos, evitando o desperdício de tempo e conhecimento. Não à toa, as empresas que começam a aderir ao futuro são capazes de criar planos de carreira mais efetivos, fazendo que a equipe tenha mais compromisso e queira crescer junto com o negócio. A longo prazo, isso facilita ainda mais a resolução rápida de problemas, traz mais economias com processos e torna possível a resolução estratégia. Ou seja, cada um da equipe atua ao máximo tempo do trabalho, sabendo tudo sobre o próprio setor, como resolver e prever problemas e assim por diante. Portanto, a Token vem para conciliar o fluxo de todas as informações da sua empresa de maneira facilitada. 5# Crescimento contínuo e fortalecimento no mercado Por fim, é fundamental automatizar processos financeiros para crescer no mercado e continuar atuando com o público. Caso contrário, outras empresas surgem e acabam suprindo as necessidades mais emergentes dos clientes. Em resumo, esse upgrade é essencial para dar mais credibilidade a sua atuação, fazendo com que novos investidores e pessoas se interessem por tudo o que você tem a oferecer. Da mesma maneira, é uma forma de evitar dados inconsistentes, perda de dados, perda de documentos essenciais ou mesmo atrasos nos resultados. Imagine, por exemplo, como o atraso no balanço financeiro pode ser prejudicial para novas parcerias, ações e vendas. Entre os principais desafios das empresas que estão iniciando a mudança está o controle do fluxo de caixa, estoque, contas a serem pagas e recebidas, comunicação de setores e assim por diante. Justamente por isso, é essencial conversar com a equipe e especialistas que ofereçam o melhor para a sua empresa. Logo, pensando nas suas atividades, objetivos e em como pode criar um plano que funcione e que esteja dentro do seu orçamento. Automatizar processos financeiros é um dos assuntos mais comentados desde 2019, mas que sofreu um impacto ainda maior

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Como fazer automatização de processos na área de saúde?

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A automatização de processos na área de saúde vem como uma ferramenta imperdível para trazer o futuro para todos os setores. Dessa maneira, é uma forma de trazer novas mudanças para que os pacientes e as instituições mais ferramentas para usar, mais facilidades através da tecnologia e facilite a coleta e análise de dados. Ao mesmo tempo, vem como uma maneira de armazenar informações essenciais, evitando a perda de documentos importantes, mas também para reduzir trabalhos manuais, fazendo com que toda a equipe seja melhor aproveitada. Pensando nisso, descubra como iniciar esse processo dentro da sua instituição. 1# Definindo as áreas de automatização Inicialmente, o primeiro passo para dar um upgrade na área da saúde através da tecnologia é compreendendo melhor quais são as atividades que podem se beneficiar com isso. Ou seja, é preciso definir quais serão as áreas a serem automatizadas. Mas não é só isso, você também deve estar atento a escalagem desse processo, ou seja, começar aos poucos e evitar erros. Muitas vezes, ao pensar em automatização, muitos negócios imaginam que tudo é feito em questão de semanas ou meses. Entretanto, não é bem assim que funciona. O ideal é que você comece devagar, com um plano efetivo para escalonar a mudança e fazer com que todos os setores e equipes de adaptem de maneira efetiva. Justamente por isso, a área de saúde mais automatizada são as informações, através do Registros de Saúde Eletrônicos – EHR. Portanto, é um aliado na hora de lançar dados, evitar informações incorretas no sistema e mais. Vale destacar que na área da saúde, evitar esses erros manuais é essencial para a saúde dos pacientes, o que poderiam causar erros e riscos em diagnósticos e tratamentos. Outras áreas de automação Outras áreas comuns da área da saúde que são automatizadas incluem: Agendamentos; Confirmação de consultas; Monitoramento de temperatura; Geração de relatórios; Central online, etc. 2# Como fazer automatização de processos na área da saúde: estoque Na área da saúde, o estoque é um dos pontos altos. Porém, antes de automatizar isso, é preciso focar em um trabalho manual de qualidade, organizando e conversando com a equipe. Assim, o primeiro passo do controle de estoque é começar com a gestão inicial, criando um histórico de identificação e analise de todo o material. Em seguida, veja qual é demanda da área, em relação a quantidade que é comprada e usada, bem como prazos de validade. Muitas vezes, pode ser necessário buscar por novos fornecedores ou mesmo conversar com os que já tem, para evitar problemas. Isso tudo permite que não ocorra desperdícios de materiais e facilita a gestão. Inclusive para que, ao automatizar esse setor, você não tenha problemas. 3# Documentos eletrônicos Um dos passos de como fazer automatização de processos na área da saúde é dar início aos documentos eletrônicos, com destaque para os prontuários e laudos. Na prática, isso facilita a rotina de trabalho, análise de informações e reduz o preenchimento manual, que leva tempo e está sujeito a mais erros. Além do mais, facilita o atendimento clínico, reduz o uso de papéis e a integração com outros documentos. Mais importante que isso, é ter em mente que os softwares disponíveis atualmente permitem que todo o histórico do paciente seja armazenado em um único lugar. Isso de maneira segura, evitando o vazamento de dados. Logo, o médico tem acesso a todas as informações vitais, para oferecer o melhor atendimento e prescrição. Os laudos online também facilitam a rotina médica, sendo um dos passos essenciais da automatização na saúde. Esses documentos eletrônicos também agiliza o cadastro clínico, de novos pacientes, algo inovador na rotina e também uma tarefa diária. Na prática, isso reduz o tempo de “entrevista” inicial, evita a perda de informações, agiliza a atualização e outras questões. 4# Automatização de processos na área da saúde: atendimentos e serviços digitais Entre os processos mais usados na área médica, mas que vem após os demais, já citados aqui, estão os atendimentos e outros serviços digitais. Inclusive, mais dessas possibilidades ficaram conhecidas no último ano, em decorrência da pandemia, que levou milhares de pessoas a buscar atendimento médico virtual. Inicialmente, o foco da saúde é oferecer automatização de processos simples, como envios de SMS e mensagens para confirmação de consultas. Mas também é uma maneira de lembrar os pacientes sobre os serviços oferecidos, alteração de valores, novos profissionais e serviços, etc. Para isso acontece uma integração no sistema de cadastro, voltadas para ações repetitivas. Também existem formulários que podem ser preenchidos online, seja para uma consulta virtual ou física. Assim, o paciente consegue preencher esse formulário, para ser direcionado ao melhor profissional, para agilizar o atendimento ou mesmo para classificação de risco. 5# Passo-a-passo de como fazer automatização de processos na área da saúde Por fim, separamos aqui alguns passos que você pode começar a colocar em prática após seguir os demais dessa lista ou mesmo antes, para facilitar um pouco esse processo bem como reduzir erros e custos. Então, tome notas: Identificação de processos A identificação de processos é saber o que a sua instituição faz diariamente, de trabalhos manuais e repetitivos que podem ser otimizados. Vale anotar quem da equipe é responsável por esse trabalho e etapas a serem seguidas. Como cadastro de cliente: todas as informações, quem faz, etc. Pontos de gargalos Os pontos de gargalos são as atividades que reduzem a produtividade da equipe, levam tempo e podem gerar erros. Como a atualização de cadastros clínicos ou o primeiro contato do paciente. Dessa maneira, você define o foco de urgência, ou seja, quais são as primeiras etapas de mudanças. E ainda analise os resultados após a automatização. Treinamentos Enfim, é interessante pensar em treinamentos para as equipes, de acordo com a atuação. Isso permite que seja possível fazer automatização de processos na área de saúde de forma efetiva, com menores custos e evitando surpresas. Inclusive, permite a captação de talentos e planos de carreira. Portanto, iniciar essa mudança é essencial para a área de saúde, a fim de

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Como fazer automatização de processos no setor financeiro?

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Aderir a automatização de processos no setor financeiro é garantir o funcionamento no piloto automático, tornando os resultados mais efetivos e elevando a competitividade da sua empresa no mercado. Dessa maneira, vale a pena conhecer as melhores dicas e passos para começar a fazer parte desse novo mundo dos negócios, criando etapas bem planejadas e garantindo o cumprimento de metas e objetivos. Vale destacar que a automação se refere a integração de tecnologias que tragam uma solução que otimize processos operacionais. Em resumo, é sair do manual para executar as tarefas de maneira automática. Boa leitura! 1# Avalie os processos financeiros A princípio, a regra mais simples para começar a automatização de processos no setor financeiro é observar essa área. Essa avaliação tem como objetivo definir quais serão os processos automatizados, já que nem sempre a mudança é completa desde o começo. Sendo assim, você será capaz de definir qual a ordem da mudança, de acordo com as necessidades básicas e mais relevantes. Geralmente, os processos iniciais mais importantes para mudar são: Faturamento: para que notas e boletos sejam enviados em datas pré-definidas; Reajuste de contrato: atualizando de forma automática e evitando quebras ou reajustes; Registros: registrar um boleto tornou-se algo essencial e obrigatório, então, automatizar isso reduz o trabalho operacional da equipe; Cobranças: esse processo tem como objetivo “lembrar” o atraso do cliente, lembrando da cobrança e evitando que se estenda e ajudando a reduzir inadimplência; Relatórios: as empresas emitem diversos relatórios diferentes e tornar isso um processo automático reduz a carga na equipe, evita atrasos, facilita análises, etc. Então, avalie os processos da sua empresa e qual a ordem de automação ideal para facilitar o trabalho e reduzir perdas. 2# Automatização de processos do setor financeiro: a mudança para o ambiente eletrônico e a previsão do caos Todos os negócios que buscam uma mudança no método de funcionamento, para se adaptar ao mercado e evoluir, precisam migrar para o ambiente eletrônico. Caso contrário, você ficará preso em tarefas manuais que levam semanas para serem concluídas. Ou mesmo a recursos analógicos que fazem a gestão ficar lenta, correndo riscos desnecessários, como perda de dados e datas e mais “pesada”. Logo, você precisa mudar isso. Assim, o ideal é começar a migrar para o meio digital, usando ferramentas e softwares a favor da sua empresa. Isso permite a redução de tempo de trabalho, resultados melhores e assertivos e a redução de custos. Mas atenção, é essencial evitar o caos. Para isso, considere como a sua equipe trabalha e se comunica, quais são as necessidades básicas do setor financeiro e como evitar a exaustão. Por exemplo, criar emails diferentes para cada setor facilita a comunicação interna. Além de agilizar a abertura quando se trata do financeiro. Inclusive, vale a pena integrar todos da equipe nessa mudança, para garantir o pleno funcionamento a curto e longo prazo. 3# A escolha correta dos softwares Um dos passos básicos de como fazer automatização de processos do setor financeiro é identificar o software que permite que você dê esse próximo passo. Neste caso, a dica é considerar o enterprise resource planning, ou ERP. O ERP consiste em um programa de planejamento dos recursos da empresa, para que o fluxo de trabalho dos setores seja organizado e automatizado. Em resumo, você deve escolher os softwares que suportem a mudança e ofereçam a atuação que o seu negócio necessita. Para isso, você precisa começar com o primeiro passo, para depois escolher um software que abrange todos os processos mapeados. Com isso, você já pode pedir uma ajuda personalizada de qualidade para as empresas ou mesmo ajustes. Neste momento, nada melhor que ter uma equipe de TI para dar a atenção que você precisa a todos os detalhes. Fazer isso de forma correta, garante o funcionamento eficaz no futuro, reduz erros e riscos e amplia o seu conhecimento básico. Importante Neste momento, vale considerar a integração de áreas da empresa. Por exemplo, as áreas de interesse ou atuação comuns devem estar integradas para que o sistema funciona de forma ampla. Na prática, sempre que uma equipe X preenche um dado/formulário, acontece a atualização no software financeiro. Logo, os processos de todos os departamentos ficam corretos e prontos para uso. 4# Erros e treinamentos constantes – Como fazer automatização de processos do setor financeiro Por fim, um dos passos chaves da mudança de uma empresa é a capacidade de identificar e corrigir erros. Principalmente no início, esses deslizes acontecem devido ao período de adaptação. Então, considere quais são esses erros e porque eles estão acontecendo, para prever o que pode ser alterado para um melhor resultado. Dessa forma, veja como é possível melhorar o desempenho do software e soluções. Um erro bastante comum dos negócios, é tentar fazer uma automatização completa, de uma vez só. Quando isso acontece, fica mais difícil identificar e corrigir erros, já que você não possui um mapa individual. Para isso, também considere um calendário de validação das mudanças, para que nada fique pela metade. Da mesma maneira, prepare a sua equipe para essa mudança. Neste aspecto, vale a pena investir em treinamentos e capacitações, de acordo com a área de atuação. Isso permite que cada colaborador saiba exatamente o que está fazendo, identifique problemas e até pense em soluções inovadoras. Uma dica interessante é trabalhar com uma equipe pensada em setores e planos de carreira. Ou seja, cada profissional tem uma lista de tarefas a serem feitas, sabe seu papel e importância ali dentro e tem oportunidade de crescer. Enfim, depois de aplicar esses quatro passos na sua empresa, é hora de mensurar os resultados desse processo. Ou seja, considerar como essas mudanças alteraram os números da sua empresa, a partir das mudanças internas, na facilidade, e externas, nos lucros e equipe. Como a Token vai te ajudar na Era Digital? A Token desenvolve soluções destinadas a atender as exigências da Era da Transformação Digital. Com experiência de mais de 25 anos no setor, a Token oferece soluções para integrar a empresa cliente,

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Conheça as formas de se automatizar processos financeiros

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Nesse artigo, você vai conhecer as formas de se automatizar processos financeiros para aplicar ao seu negócio e dar início a mudança e ao futuro dos números. Afinal, as finanças estão entre os principais setores que causam algum tipo de preocupação nos empreendedores, sendo essencial garantir os resultados máximos possível e muita organização. Neste aspecto, a automatização vem como uma maneira de reduzir custos e tempo, evitar erros e alavancar a produtividade e consistência. Vale destacar ainda que existem diversas oportunidades de processos que podem passar por esse upgrade. Como a contabilidade básica, estoques, faturamento e contas gerais, folha de pagamento, relatórios, gestão e assim por diante. Daí a importância de começar com um plano estruturado de mudança. A partir disso, conheça agora as formas de iniciar este processo. Boa leitura! 1# Migrando para o ambiente eletrônico Inicialmente, uma das principais apostas de automatização é migrar para o ambiente eletrônico. Na prática, isso significa fazer uma listagem de tarefas ou operações manuais que podem ser transformadas em digitais e apostar na mudança. Por exemplo, se a sua empresa está continuamente requerendo a atenção da equipe para preenchimento de formulários, atualizações de estoque e de vendas/gastos. Através da migração, você pode criar um sistema, usando um software, que faz isso, reduzindo esse trabalho para a equipe. Esse software, geralmente, apresenta soluções rápidas, fáceis e metódicas. Ou seja, ideal para tarefas repetitivas. Justamente por isso, vem como uma solução para a área de finanças do mercado e evita a perda de informações. Além disso, por ser integrado ao sistema da empresa, atualiza os dados de forma constante, mantendo todos os números em dia, sem atrasos e com menor índice de erros. 2# Mapeamento entre as formas de se automatizar processos financeiros O mapeamento, geralmente, é uma das tarefas mais básicas dos negócios. Em resumo, toda empresa precisa saber quais são as operações relacionadas a cada setor para conhecer melhor a equipe, números e saber como dá para crescer no mercado. Afinal, se você não sabe quais são as tarefas realizadas dentro do setor de finanças, não será capaz de organizar equipe, escolher boas ferramentas e melhorar os resultados. Dessa forma, o mapeamento é uma das formas de automatização porque antecede a mudança para o meio digital. Ao mesmo tempo, melhora o funcionamento geral da equipe, facilita a extração e análise de informações e mais. Portanto, o mapeamento permite uma visualização geral do setor, otimiza a organização e expõe erros, falhas e buracos. Por exemplo, você pode descobrir que os relatórios estão sempre atrasados porque a equipe não tem os dados básicos de forma rápida. Logo, a demora nessas informações, leva ao atraso em ler, interpretar e formalizar demais questões. O ideal é que, ao fazer o mapeamento, você mensure a quantidade de trabalhos manuais que podem ser atualizados, a importância de cada um e como remanejar a equipe. 3# Gestão da tesouraria A tesouraria é o setor da empresa que fica responsável por todos os recursos financeiros, mais especificamente na entrada e saída. Com isso, fica mais fácil manter as finanças organizadas, evita atrasos, multas e até quebras de contrato. Atualmente, este setor é segmentado em processos, operacional e TI. Uma divisão decorrente, principalmente, da mudança de trabalhos manuais para digitais. Em outras palavras, se antes era necessário ter uma equipe para estar sempre fechando caixas, conferindo valores, contando estoque, etc, agora isso é digital e feito em tempo real. Assim, a gestão da tesouraria une diversos sistemas que otimizam esse trabalho, para que as informações sejam atualizadas em poucos segundos. Logo, você tem acesso as informações de caixa em tempo real, consegue ter uma ideia do saldo e realizar balanceamentos. Ao mesmo tempo, focar nesse sistema é uma das formas de se automatizar processos financeiros de maneira rápida e mais simples. Muitas empresas começam pela tesouraria por ser um dos setores susceptíveis a erros, fraudes ou mesmo a outras questões. Afinal, é baseado nesses dados que você pode fechar novos contratos, criar campanhas, ter novos parceiros e tomar decisões importantes. 4# Formas de se automatizar processos financeiros: integração com parceiros e instituições As empresas que estão começando o planejamento de automatização, quase sempre, acabam destacando a importância de possuir um sistema integrado. Neste cenário, uma das formas de apostar nessa mudança é através de instituições financeiras e parceiros, como seus fornecedores. Fazer parte do sistema desses permite mais rapidez na hora de compartilhar informações, fazer pedidos, envio de notas, etc. Na prática, é uma maneira de otimizar a comunicação, deixando-a mais direta e aumentando a rapidez das transações. Imagine, por exemplo, integrar o sistema com o do seu fornecedor. Logo, sempre que o seu estoque começa a ser reduzido, o fornecedor consegue acessar essas informações e já começar o seu pedido. Ao mesmo tempo, você pode optar por uma integração com outros parceiros e instituições, como bancos, corretoras e outras. O resultado, são dados atualizados em tempo real, comunicação rápida e direta, redução de tempo de reuniões e mais. Mas como isso funciona? Esses sistemas permitem que a plataforma da instituição/parceiro acesse informações internas da sua empresa, estabelecimento um tipo de interface. Vale destacar que não significa um acesso a todas as informações, mas sim ao setor estabelecido. Por exemplo, o fornecedor pode ter acesso apenas a questão de estoque e os bancos ao setor financeiro, como operadoras de cartões, transações, gastos, cheques, etc. Dica de ouro Por fim, uma dica interessante é aderir a um software de controle financeiro. Esse software é aliado na redução de trabalhos manuais e automatiza atividades simples do dia, como pagamentos e emissão de boletos. Mais importante que isso, tenha em mente que todas as mudanças devem ocorrer de forma planejada. Afinal, é preciso definir como esses sistemas vão funcionar, com o setor financeiro será reorganizado e qual será o trabalho de cada um da equipe. Portanto, vale a pena conversar com o seu gestor e/ou colaboradores, definir um plano e, só depois disso, começar a conhecer as formas de se automatizar processos financeiros.

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