Nesse artigo, você vai conhecer as formas de se automatizar processos financeiros para aplicar ao seu negócio e dar início a mudança e ao futuro dos números.
Afinal, as finanças estão entre os principais setores que causam algum tipo de preocupação nos empreendedores, sendo essencial garantir os resultados máximos possível e muita organização.
Neste aspecto, a automatização vem como uma maneira de reduzir custos e tempo, evitar erros e alavancar a produtividade e consistência.
Vale destacar ainda que existem diversas oportunidades de processos que podem passar por esse upgrade.
Como a contabilidade básica, estoques, faturamento e contas gerais, folha de pagamento, relatórios, gestão e assim por diante. Daí a importância de começar com um plano estruturado de mudança.
A partir disso, conheça agora as formas de iniciar este processo. Boa leitura!
1# Migrando para o ambiente eletrônico
Inicialmente, uma das principais apostas de automatização é migrar para o ambiente eletrônico.
Na prática, isso significa fazer uma listagem de tarefas ou operações manuais que podem ser transformadas em digitais e apostar na mudança.
Por exemplo, se a sua empresa está continuamente requerendo a atenção da equipe para preenchimento de formulários, atualizações de estoque e de vendas/gastos.
Através da migração, você pode criar um sistema, usando um software, que faz isso, reduzindo esse trabalho para a equipe.
Esse software, geralmente, apresenta soluções rápidas, fáceis e metódicas. Ou seja, ideal para tarefas repetitivas.
Justamente por isso, vem como uma solução para a área de finanças do mercado e evita a perda de informações.
Além disso, por ser integrado ao sistema da empresa, atualiza os dados de forma constante, mantendo todos os números em dia, sem atrasos e com menor índice de erros.
2# Mapeamento entre as formas de se automatizar processos financeiros
O mapeamento, geralmente, é uma das tarefas mais básicas dos negócios.
Em resumo, toda empresa precisa saber quais são as operações relacionadas a cada setor para conhecer melhor a equipe, números e saber como dá para crescer no mercado.
Afinal, se você não sabe quais são as tarefas realizadas dentro do setor de finanças, não será capaz de organizar equipe, escolher boas ferramentas e melhorar os resultados.
Dessa forma, o mapeamento é uma das formas de automatização porque antecede a mudança para o meio digital.
Ao mesmo tempo, melhora o funcionamento geral da equipe, facilita a extração e análise de informações e mais.
Portanto, o mapeamento permite uma visualização geral do setor, otimiza a organização e expõe erros, falhas e buracos.
Por exemplo, você pode descobrir que os relatórios estão sempre atrasados porque a equipe não tem os dados básicos de forma rápida.
Logo, a demora nessas informações, leva ao atraso em ler, interpretar e formalizar demais questões.
O ideal é que, ao fazer o mapeamento, você mensure a quantidade de trabalhos manuais que podem ser atualizados, a importância de cada um e como remanejar a equipe.
3# Gestão da tesouraria
A tesouraria é o setor da empresa que fica responsável por todos os recursos financeiros, mais especificamente na entrada e saída.
Com isso, fica mais fácil manter as finanças organizadas, evita atrasos, multas e até quebras de contrato.
Atualmente, este setor é segmentado em processos, operacional e TI. Uma divisão decorrente, principalmente, da mudança de trabalhos manuais para digitais.
Em outras palavras, se antes era necessário ter uma equipe para estar sempre fechando caixas, conferindo valores, contando estoque, etc, agora isso é digital e feito em tempo real.
Assim, a gestão da tesouraria une diversos sistemas que otimizam esse trabalho, para que as informações sejam atualizadas em poucos segundos.
Logo, você tem acesso as informações de caixa em tempo real, consegue ter uma ideia do saldo e realizar balanceamentos.
Ao mesmo tempo, focar nesse sistema é uma das formas de se automatizar processos financeiros de maneira rápida e mais simples.
Muitas empresas começam pela tesouraria por ser um dos setores susceptíveis a erros, fraudes ou mesmo a outras questões.
Afinal, é baseado nesses dados que você pode fechar novos contratos, criar campanhas, ter novos parceiros e tomar decisões importantes.
4# Formas de se automatizar processos financeiros: integração com parceiros e instituições
As empresas que estão começando o planejamento de automatização, quase sempre, acabam destacando a importância de possuir um sistema integrado.
Neste cenário, uma das formas de apostar nessa mudança é através de instituições financeiras e parceiros, como seus fornecedores.
Fazer parte do sistema desses permite mais rapidez na hora de compartilhar informações, fazer pedidos, envio de notas, etc.
Na prática, é uma maneira de otimizar a comunicação, deixando-a mais direta e aumentando a rapidez das transações.
Imagine, por exemplo, integrar o sistema com o do seu fornecedor.
Logo, sempre que o seu estoque começa a ser reduzido, o fornecedor consegue acessar essas informações e já começar o seu pedido.
Ao mesmo tempo, você pode optar por uma integração com outros parceiros e instituições, como bancos, corretoras e outras.
O resultado, são dados atualizados em tempo real, comunicação rápida e direta, redução de tempo de reuniões e mais.
Mas como isso funciona?
Esses sistemas permitem que a plataforma da instituição/parceiro acesse informações internas da sua empresa, estabelecimento um tipo de interface.
Vale destacar que não significa um acesso a todas as informações, mas sim ao setor estabelecido.
Por exemplo, o fornecedor pode ter acesso apenas a questão de estoque e os bancos ao setor financeiro, como operadoras de cartões, transações, gastos, cheques, etc.
Dica de ouro
Por fim, uma dica interessante é aderir a um software de controle financeiro.
Esse software é aliado na redução de trabalhos manuais e automatiza atividades simples do dia, como pagamentos e emissão de boletos.
Mais importante que isso, tenha em mente que todas as mudanças devem ocorrer de forma planejada.
Afinal, é preciso definir como esses sistemas vão funcionar, com o setor financeiro será reorganizado e qual será o trabalho de cada um da equipe.
Portanto, vale a pena conversar com o seu gestor e/ou colaboradores, definir um plano e, só depois disso, começar a conhecer as formas de se automatizar processos financeiros.
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